Como planear o tempo de cada serviço
Um serviço que se prolonga pode atrasar todos os seguintes. Para profissionais do detalhe e da lavagem automóvel, planear a agenda começa por definir o trabalho, observar quanto tempo exige e reservar espaço para preparar a próxima viatura.
A melhor referência é o teu próprio trabalho. Começa com uma duração realista para cada serviço, observa o que acontece e ajusta a agenda à capacidade da equipa.
1. Define o que está incluído no serviço
Dois pedidos de limpeza interior podem exigir trabalhos diferentes. Antes de atribuíres uma duração, descreve o que fazes, o que fica de fora e quando precisas de avaliar a viatura para confirmar o tempo necessário.
Tem em conta o tamanho e o estado da viatura, as etapas do serviço e os equipamentos de que precisas. Quando o trabalho depende de uma avaliação, combina os detalhes com o cliente antes de confirmares uma hora de entrega.
Na Autoglimio
Cada serviço tem nome, descrição, preço e duração próprios. Revê essa configuração antes de partilhares a página de marcação: é a duração definida que serve de base ao tempo reservado na agenda.
2. Observa quanto tempo o trabalho realmente ocupa
Durante vários serviços semelhantes, anota a hora de início e de fim, o tempo de preparação e o que provocou desvios. Se houve uma interrupção ou um pedido adicional, regista-o à parte. Assim, consegues distinguir a duração habitual de uma situação excecional.
Inclui a receção da viatura, a preparação do material, a revisão final e a entrega. Se só considerares o tempo de execução, podes acabar com marcações encostadas umas às outras e sem espaço para essas tarefas.
Usa esse registo para rever a duração do catálogo. A agenda mostra o tempo reservado; não substitui a medição do trabalho realizado. Não há uma duração única que sirva para todos os profissionais ou todas as viaturas.
3. Prepara os horários antes de receberes pedidos
Confirma quem está disponível, as pausas e os períodos em que não podes aceitar trabalho. Considera também a ocupação do espaço e do equipamento: ter dois colaboradores livres não significa que ambos possam usar o mesmo recurso ao mesmo tempo.
Na Autoglimio, podes configurar horários e folgas dos colaboradores e criar bloqueios na agenda com um motivo. Usa esses bloqueios quando precisas de reservar tempo para preparação, manutenção ou outra tarefa sem marcação de cliente.
A reserva de equipamentos partilhados deve ser coordenada pela equipa. Revê a agenda antes de combinares trabalhos em simultâneo e adapta a disponibilidade ao que consegues realizar.
4. Reserva espaço entre trabalhos quando faz sentido
Um serviço começa às 09h00 e tem 90 minutos reservados. Termina às 10h30. Se precisas de 15 minutos para rever o trabalho e preparar o espaço, o pedido seguinte começa às 10h45.
Estes tempos ilustram apenas o cálculo; não são uma recomendação de duração para um serviço específico.
Neste exemplo, os 15 minutos adicionais podem ser reservados num bloqueio. Se a preparação já estiver incluída nos 90 minutos do serviço, não a contes duas vezes. O importante é que a disponibilidade apresentada ao cliente corresponda ao tempo de que precisas.
Para trabalhos que se prolongam por vários dias, combina um plano com o cliente e reserva os períodos necessários. Uma hora livre na agenda, por si só, não confirma que consegues terminar toda a intervenção nesse intervalo.
5. Ajusta a agenda e comunica as alterações
Se descobres trabalho adicional, revê primeiro as marcações seguintes e a disponibilidade da equipa. Na Autoglimio, podes ajustar horários e durações no painel. Depois, confirma com o cliente qualquer alteração ao que ficou combinado.
Evita depender apenas de uma alteração visual no calendário para comunicar uma nova hora de entrega. Garante que o cliente percebeu o novo horário e que a equipa trabalha com a mesma informação.
No fim da semana, identifica os serviços que ultrapassaram repetidamente o tempo previsto. Pode ser necessário melhorar a descrição, rever a duração ou confirmar mais detalhes antes da marcação. Para preparar a comunicação antes da visita, consulta também o guia sobre reduzir faltas às marcações.
Antes de abrires a próxima semana
- Revê a descrição e a duração dos serviços disponíveis online.
- Confirma horários, pausas e folgas da equipa.
- Reserva os períodos de preparação que ainda não estão incluídos nos serviços.
- Coordena a utilização do espaço e do equipamento partilhado.
- Confirma com os clientes os trabalhos que exigem uma avaliação prévia.
- Compara o tempo reservado com o tempo observado e ajusta quando necessário.
Começa por um serviço que costuma atrasar a agenda. Percebe o motivo antes de aumentares todos os horários.